De oprichting van een Spaanse vereniging

1. Wat is een vereniging?
2. Waarom een vereniging?
3. Vereisten
4. Zaken en documentatie
5. De basisinhoud van de Oprichtingsakte
6. De basisinhoud van de Statuten
7. Buitenlandse Verenigingen
8. Verwijzingen naar bestaande Wetgeving
9. Kantoren en Registers
10. Belangrijke websites

1. Wat is een vereniging?

Een vereniging is een overeenkomst tussen drie of meer personen (fysiek of juridisch) die besluiten om kennis, middelen en activiteiten samen te bundelen om daarmee een aantal wettelijke doelstellingen na te streven, die van algemeen of bijzonder belang zijn. Hiertoe worden Statuten goedgekeurd, die het functioneren van de vereniging regelen.

De volgende organisaties zijn geen verenigingen:

• civiele maatschappen
• handelsmaatschappijen
• coöperaties
• onderlinge verzekeringsmaatschappijen
• gemeenschappen van goederen
• verenigingen van eigenaren
• tijdelijke bedrijfsunies
• verenigingen met een winstgevend oogmerk

Verboden zijn:

• geheime genootschappen
• paramilitaire verenigingen
• verenigingen waarvan de doelstellingen worden gekwalificeerd als zijnde strafbaar

De volgende verenigingen vallen onder bijzonder bestuur:

• politieke partijen
• vakbonden
• religieuze verenigingen
• sportfederaties

Iedereen kan zich, onafhankelijk van zijn/haar nationaliteit, verenigen, zonder daartoe verplicht te worden, noch ertoe verplicht te worden deel te blijven uitmaken van een vereniging wanneer dit niet langer gewenst is, noch opgave te moeten doen van het lidmaatschap van een wettelijk opgerichte vereniging.

2. Waarom een vereniging?

Verenigingen worden gevormd als een van de essentiële mechanismen van het actief burgerschap. Zij dragen bij aan de democratische consolidering, daar zij de belangen van burgers tegenover overheidsorganen en particuliere instellingen in verschillende materie vertegenwoordigen, zoals, in zaken aangaande de bescherming van het milieu, het bevorderen van sociale en culturele waarden, het behartigen van belangen ten opzichte van urbanisatieprojecten, of bij de bescherming van de belangen van een bepaalde groep (bewoners, vrouwen, jongeren, buitenlandse bewoners…)

Burgers die zich groeperen in verenigingen, verhogen hun handelingscapaciteit, en hebben daardoor meer invloed op het beleid. Hoe meer mensen een bepaald verzoek indienen, hoe gerechtvaardigder het desbetreffende verzoek wordt beschouwd, “Eendracht maakt macht”.

Een vereniging is een georganiseerde organisatiestructuur die het mogelijk maakt een hogere doeltreffendheid te bereiken bij het nastreven van de doelstellingen van een groep.

Bovendien bestaat er een belangrijk diensten- en subsidiesysteem dat alleen van toepassing is op verenigingen.

3. Vereisten

Om een vereniging te kunnen oprichten is de deelname van tenminste drie, natuurlijke of rechtspersonen vereist.

Als het gaat om natuurlijke personen, moeten deze kunnen rekenen op volledige handelingsbevoegdheid en geen enkele wettelijke beperking hebben om zich te kunnen verenigen (militairen, politici…)

Als het gaat om rechtspersonen, dienen zij wettelijk te zijn opgericht.

4. Zaken en documentatie

Voorafgaande vergaderingen: Tijdens deze vergaderingen definiëren de personen die de vereniging willen oprichten, (de zogenaamde initiatiefnemers), de fundamentele doelstellingen van de vereniging (doelstellingen, handelingsgebied, activiteiten…) en redigeren zij de Statuten.

Oprichtingsvergadering: In deze vergadering dienen de initiatiefnemers het Oprichtingsverdrag (Acuerdo de Constitución) goed te keuren en dit op te nemen in de Akte van Oprichting. De initiatiefnemers ondertekenen de Akte van Oprichting en de Statuten op alle pagina’s. Van ieder document worden er drie exemplaren ondertekend en een vierde, als het handelingsgebied van de vereniging op nationaal niveau plaatsheeft. De initiatiefnemers ondertekenen ook het Aanvraagformulier tot Inschrijving in het Verenigingenregister (twee exemplaren).

Inschrijving in het Verenigingenregister (Registro de Asociaciones): Na al het voorgaande heeft de vereniging handelingsbevoegdheid, maar dient nog wel ingeschreven te worden in het desbetreffende Verenigingenregister.

Daartoe moeten de initiatiefnemers het volgende voorleggen aan genoemd register:

• Alle ondertekende exemplaren van het Aanvraagformulier tot inschrijving, de Oprichtingsakte en de Statuten.
• Indien het om natuurlijke personen gaat, een kopie van het Identiteitsbewijs (DNI). Als het om buitenlanders gaat, een document waaruit verblijf of vestiging in Spanje blijkt.
• In het geval het om rechtspersonen gaat, een document waaruit de rechtsvorm blijkt, en een bewijs van het akkoord als overeengekomen door het daartoe bevoegde orgaan. Voorts moet uit de documentatie de wil om de vereniging op te richten blijken, en ook de benoeming van de vertegenwoordigende natuurlijke personen in het Oprichtingsverdrag te zijn vermeld.

Het verkrijgen van de Fiscale Identificatiecode (CIF). Nadat inschrijving in het Verenigingenregister is aangevraagd, dient men zich te melden bij de afdeling van het Rijkskantoor der Belastingen (AEAT) waaronder de maatschappelijke zetel van de vereniging valt. Hier krijgt men een voorlopige Fiscale identificatiecode (CIF) toegewezen. Op het Belastingkantoor dient de volgende documentatie te worden overhandigd:

• Het formulier Model 036, Aanmelding bij de Belastingen, (Alta censal). Dit formulier is verkrijgbaar op het Belastingkantoor zelf en kan ook via telematische weg worden verkregen. Het formulier dient door de voorzitter van de vereniging te worden ondertekend.
• Een kopie van het identiteitsbewijs van de voorzitter.
• Het door het Verenigingenregister gestempelde origineel en een afschrift van het Aanvraagformulier tot Inschrijving van de Oprichtingsakte en de Statuten.

Na enkele dagen wordt een Fiscale Identificatiecode toegewezen. Met deze CIF kan de vereniging, onder andere, een bankrekening openen en beginnen met het verzenden van facturen en deze ook ontvangen.

Bevestiging van de Inschrijving. Indien er een of andere fout is opgetreden in de bij het Verenigingenregister ingeleverde documentatie, zal worden verzocht deze te rectificeren. Is alle ingeleverde documentatie correct, dan wordt inschrijving meegedeeld en een Registercode toegewezen. Bij het Register dient ook het Notulenboek te worden ingeleverd om afgestempeld te worden. Wanneer het gaat om een Vereniging op Rijksniveau, dienen de desbetreffende leges te worden betaald door middel van Formulier 790.

Het verkrijgen van de definitieve Fiscale Identificatiecode (CIF). Wanneer de inschrijving van de Vereniging eenmaal is bevestigd, wordt op hetzelfde Rijkskantoor der Belastingen (AEAT) gevraagd de voorlopige CIF om te zetten in een definitieve CIF. Hierbij wordt hetzelfde nummer behouden.

Inschrijving in het Gemeentelijke Verenigingenregister. Als het doel van de Vereniging bestaat uit het behartigen van bewonersbelangen, is het ook interessant om na oprichting, de Vereniging in te schrijven in het Gemeentelijk Verenigingenregister. Door deze inschrijving komt de Vereniging in aanmerking voor, onder andere, Gemeentelijke subsidies. Ook kan de vereniging gebruik maken van de Gemeentelijke lokalen en voorzieningen en deelnemen aan lokale initiatieven en raden.

5. De basisinhoud van de Oprichtingsakte

In de Oprichtingsakte dienen de volgende basiselementen te worden opgenomen:

• De naam en achternamen van de initiatiefnemers, evenals hun adres en nationaliteit, of de officiële naam van de Vereniging.
• De uitdrukkelijke wil van de initiatienemers om de vereniging te willen oprichten en de benaming van de Vereniging.
• De benoeming van de voorlopige leden van de Bestuursorganen.
• De plaats en datum waar de akte is opgemaakt en de handtekening van de initiatiefnemers.

6. De basisinhoud van de Statuten

In de Statuten dienen de volgende basiselementen te worden opgenomen:

• De naam van de Vereniging. Deze kan niet dezelfde zijn als die van andere Verenigingen of misverstanden veroorzaken met betrekking tot de doelstellingen.
• Maatschappelijke zetel en Handelingsgebied (Nationaal of Gewestelijk) Afhankelijk van het Handelingsgebied, zal de desbetreffende wetgeving van toepassing zijn en dient inschrijving plaats te vinden in het Autonome of Nationale Verenigingenregister.
• De doelstellingen en activiteiten van de Vereniging.
• De rechten en plichten van de leden van de Vereniging.
• De bestuursorganen en vertegenwoordigingsorganen, evenals opgave van de criteria die het interne democratische functioneren waarborgen.
• Het initiële vermogen, de financiën en de boekhouding.
• De reden waarom tot ontbinding van de Vereniging kan worden overgegaan.

7. Buitenlandse Verenigingen

Buitenlandse verenigingen die voornemens zijn in Spanje duurzame of bestendige activiteiten te ontplooien, dienen een afdeling te vestigen op Spaans grondgebied.

Deze afdeling wordt ingeschreven in het Nationale Verenigingenregister. De inschrijving zal worden meegedeeld aan de Registers van de Gemeenten of Autonome Gemeenten waar de Vereniging voornamelijk haar activiteiten zal ontwikkelen.

Het is absoluut nodig een aantal gegevens en documenten te deponeren bij het Algemene Verenigingenregister: De Statuten, openings- en sluitingstijden van de kantoren, aktes van ontbinding en opheffing.

8. Verwijzingen naar bestaande Wetgeving

• Artikelen 22 en 13.2 van de Grondwet (Constitución).De Organieke Wet (Ley Orgánica) 1/2002, 22 maart, waarin het Recht op Vereniging is geregeld.
• Artikel 8 van de Organieke Wet (Ley Orgánica) 4/2000, 11 januari, over de rechten en vrijheden van de buitenlanders in Spanje en hun sociale integratie.
• Wet 30/1992, 26 november, van het Rijkshoofdkantoor aangaande de Juridische Bestuursvorm van Openbare Overheden en van Algemene Bestuursprocedures.
• Artikelen 232 en volgenden van het Koninklijk Besluit 2568-1986, 28 november, waarin het Reglement van organisatie, functioneren en juridische bestuursvorm van de lokale instellingen wordt goedgekeurd.
• Decreet 181/2002, 5 november, van de Valenciaanse Regering, waarmee het Autonome Register van Verenigingen in de Deelgemeenschap van Valencia wordt gecreëerd.

9. Kantoren en Registers

Het Nationale Verenigingenregister (Registro Nacional de Asociaciones)
C/ Amador de los Ríos, 7
28010 Madrid
Tel.: 91 537 25 02
Fax: 91 537 25 08
Open voor publiek: maandag t/m vrijdag van 09.00 – 14.00 uur.

De afdeling van het Rijkskantoor der Belastingen (AEAT) in de plaats waar de Vereniging haar vestigingsadres heeft.

De raad die bevoegd en verantwoordelijk is voor zaken aangaande Actief Burgerschap in de desbetreffende Gemeente.

10. Belangrijke websites

Pagina van het Nationale Verenigingenregister (Página del Registro nacional de Asociaciones)

Pagina van het Rijkskantoor der belastingen (Página de la Administración Estatal de la Agencia Tributaria)